英語で電話対応!?初心者でも楽々話せる簡単フレーズ!

みなさんこんにちは!

レモンティーです!

 

今日は、「英語で電話対応」についてです。

ところで、電話対応って得意ですか?

私は新卒で入社した会社で、すぐ電話対応(というかテレアポ?)から始まったのですが、すっっっごく大嫌いでした!!(笑)

噛みまくるし、部長は隣で聞き耳立ててるし(笑)、言ってることが支離滅裂になっちゃうし、とにかく電話対応苦手です!

ただでさえ嫌いなのに、英語で電話対応とか絶対無理だ――!!と思いますよね。

やっぱり、面と向かって会話するよりも、電話の方が難易度が上がります

なので、いざと言うときにテンパってしまわないために、ある程度の受け答えは頭の中に入れておいた方がいいです。

そして、パッと出てくるようなフレーズの方が覚えやすいと思うので、初心者でも喋りやすいすごく簡単な言い回しをご紹介しようと思います。

「英語が苦手な方必見!インド式英会語が日本人に最適な理由」を読みたい方はコチラ
「初心者におすすめ!これさえ覚えれば英語が話せる!?必要最低限の英単語」を読みたい方はコチラ

英語で電話対応のコツ



ただでさえ「電話」という時点で難しいので、ゆっくり落ち着いて対応しましょう。

ここでは、英語で電話対応するときにおいて、3つのコツをお話しします。

 

1. 大きな声でハキハキと

自信がなくなってしまうとだんだん声が小さくなってしまいますよね。

これでは、そもそも社会人として良い対応ではありませんし、英語が苦手だからといって相手が失礼に感じるとも思わないので、こちら側は堂々としていれば良いのです。

英語を間違えてしまったり、カタコトになってしまったとしても、「英語が苦手な方なのかな?」と思われるくらいなので、全然気にしなくてOKです。

 

2. 話を自分のペースに持ってくる

相手に合わせないということがとても重要です。

なぜなら、相手に合わせてしまうと、英語が聞き取れない、そもそも何について聞いているのかわからない、など自分が抱え込まなきゃいけない問題が次々と出てきてしまうわけです。

相手の言うことが理解できなくても、自分の言いたいことは伝えられるはずなので、まずは自分のペースに引き込むことが大切です。

 

3. 伝えたいことはシンプルに

あえて難しい言い回しや、難易度の高いビジネス英語を使う必要はありません。

複雑なことをすればするほど、全然言葉が出てこなくなってしまうので、自分のできる範囲の英語で、シンプルにそして確実に相手に伝えていきましょう。

今ではネイティブより、非ネイティブの人々がより多く英語を使う時代ですから、完璧な英語で対応しなきゃ!とかは考えなくてOKです。

要は、相手に伝わるかどうかが問題です。

 

初心者でも簡単に使える電話対応フレーズ

電話がかかって来た時の第一声

・Hello. Lemon Company Japan, May I help you?
:こんにちは。レモンカンパニージャパンです。ご用件をどうぞ。

「May I help you?」は海外のお店でよく聞くフレーズですよね。

(何かお探しですか?)とか、(いらっしゃいませ!)という意味で使われています。

 

要件が聞き取れなかったとき

要件が聞き取れなかった場合は、何回か聞き返すか、ゆっくり喋ってもらいましょう。

それでもわからないときは、無理をせずに英語が話せる人に託してOKです。

 

・Pardon?
・I beg your pardon?
:なんとおっしゃいました?

1番有名な聞き返すときのフレーズです。

英検の面接のときにも使っていましたが、「Pardon?」の方がよりカジュアルな感じです。

 

・I’m sorry?
・Excuse me?
:なんとおっしゃいました?

これは「ごめんなさい」や「すみません」と謝っているのではなく、聞き返すときにも使えます。

ポイントは、語尾を上げることです。

 

・Excuse me. Please speak slowly.
:すみませんが、ゆっくりと話してください。

・Excuse me. Could you speak slowly please?
:すみませんが、ゆっくりと話していただけますか?

「Could you~?」の方がより丁寧な言葉遣いになりますが、もちろん前者でもOKです。

 

・Please hold.:そのままお待ちください。

これさえ伝えられれば、あとは英語が話せる人にバトンタッチできるので、必ず覚えておきましょう。

 

・Please hold and I will transfer you to an English speaker.
:英語が話せる者にお繋ぎしますので、そのままでお待ちください。
transfer:移す
an English speaker:英語を話す人

もう少し頑張れる方は、こちらのセンテンスの方がより丁寧です。

ただ、こんなに長い文は無理・・・!という方は「Please hold.」だけでも十分ですよ◎

 

要件が理解できたとき

要件が分かったら、担当の者につなぎましょう。

 

・Hold on please. I will transfer you to ○○.
:少々お待ちください。○○にお繋ぎします。

○○には、担当の人の名前や、部署などが入ります。

I will transfer you to Mr. Abe.:阿部にお繋ぎします。
I will transfer you to the correct department.:当該部署にお繋ぎします。

 

担当者がいなかったとき

担当者がいなかったときは、こちらでなんとか対応するしかありませんね。

まずは、こういう理由でいないということを伝えましょう。

 

・I’m sorry, but he is not available now.
:申し訳ありませんが、ただいま彼は席を外しております。
available:都合がつく、電話に出ることができる

・I’m sorry, but he is in a meeting now.
:申し訳ございませんが、彼は今ミーティングに出ております。

・I’m sorry, but he is on a business trip.
:申し訳ございませんが、彼は出張中です。

・I’m sorry, but he is off today.
:申し訳ありませんが、彼はお休みを頂いております。

担当者が出られない理由はたくさんあります。

しかし、これを全部覚えるのは大変だと思うので、1番簡単な「I’m sorry, but he is not available now.」を覚えておくのが無難です。

available=都合がつかない

「彼は今都合が悪いです。」という便利な表現なので覚えておきましょう。

担当者が不在の時の表現
I’m sorry, but he is ・・・(申し訳ありませんが彼は・・・)・on a business trip 出張中です
・on another line 他の電話に出ております
・out right now ただいま外出中です
・off today 本日お休みをいただいております
・in a meeting 会議に出席しております



伝言 or 相手の連絡先を聞くとき

担当者があとで折り返しの連絡ができるように、しっかりと相手の名前連絡先を聞いておきましょう。

可能な方は伝言も聞きましょう。

 

・I’ll tell him you called.
:お電話をいただいたことをお伝えしておきます。

・Would you like to leave a message?
:伝言を承りましょうか?
leave:残す

・May I have his call you back?
:折り返しお電話させましょうか?

・Could you call again later?
:後でおかけ直しいただけますか?

 

相手の連絡先を尋ねよう

・May I have your name? お名前をいただけますか?
・May I have your phone number? 電話番号をいただけますか?
・May I have your e-mail address? メールアドレスをいただけますか?

 

電話を切るとき

ここまでこれたら、あとは電話を切るだけです!

最後に「Bye!」をつけて締めくくりましょう。

 

・Thank you for calling. Bye!
:お電話ありがとうございました。

・Have a nice day. Bye!
:良い一日を。

 

Prrrrrrr….

レモンちゃん
レモンちゃん

Hello! Lemon Company, May I help you ?
(こんにちは。レモンカンパニーです。

ご用件は?)

リンゴちゃん
リンゴちゃん

This is Ringo of Apple Office.

May I speak to Ms.Ichigo?

(アップルオフィスのリンゴです。

いちごさんはいらっしゃいますか?)

レモンちゃん
レモンちゃん

(英語わかんなーーーーい!
早くイチゴちゃんに代わろう!)
Please hold.
(そのままでお待ちを。)

 

 

レモンちゃん
レモンちゃん

(イチゴちゃんいないしーーー。)
I’m sorry, but she is not available.
May I have her call you back?

(すみませんが、彼女は席を外しておりまして。
後で折り返しお電話させましょうか?)

リンゴちゃん
リンゴちゃん

Yes, please.
(はい、お願いします。)

レモンちゃん
レモンちゃん

May I have your name and your phone number?

(お名前と電話番号を伺っても?)

リンゴちゃん
リンゴちゃん

This is Ringo of Apple Office.
My phone number is 090-×××-××4.

(アップルオフィスのリンゴです。
電話番号は090-×××-××4です。)

レモンちゃん
レモンちゃん

Thank you.I’ll tell her you called.
Thank you for calling. Bye!

(ありがとうございます。

お電話があったこと伝えておきますね。
お電話ありがとうございました。)

リンゴちゃん
リンゴちゃん

Bye!

 

終わりに

今日は、英語で電話対応でしたがいかがでしたか?

私はドイツのレストランでバイトしていたとき、よく電話を取っていました。

レストランの電話はすごく簡単で、9割がほとんど予約です。

予約は、名前、日にち、時間、人数など聞くことが決まっているので、そこまで難しくはなかったですが、やはり初日は緊張もあり、電話対応は同僚にお任せしていました(笑)

数日もすればかなり慣れてきましたが、どんな料理か説明しないといけないときや、全く関係ない営業電話などは全くついていけず、店長に速攻バトンタッチしていましたね(笑)

それでも、わからなくてもずっと電話に出続けていたら段々と分かるようになってきたので、まずは怖がらずに電話に出てみることが大切です!

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